E-Rechnung: BKM setzt sich für weitere Klarstellungen und Nichtbeanstandungsregelung ein

Bekanntlich wurde die obligatorische E-Rechnung für B2B-Umsätze zwar zum 1. Januar 2025 eingeführt. Es gelten jedoch mehrere Übergangsregelungen: Somit dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2026 auch weiterhin sonstige Rechnungen – auf Papier oder in einem nicht-strukturieren elektronischen Format – übermittelt werden. Für kleine Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz bis 800.000 Euro gilt dies sogar bis Ende 2027. Da die Umstellung auf E-Rechnungen somit nicht in allen Unternehmen gleichzeitig erfolgt, ist eine besonders hohe Aktivität in den letzten Monaten der Jahre 2026 und 2027 zu erwarten. Zwar war diese Staffelung vom BKM grundsätzlich begrüßt worden. Rückmeldungen aus unserer Mitgliedschaft zeigen jedoch, dass viele Lieferanten noch nicht hinreichend auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet sind und somit Kapazitätsengpässe bei den erforderlichen Onboardings mit technischen Dienstleistern insbesondere Ende 2026 drohen.

Weiterer Klärungsbedarf bei den Vorgaben

Deshalb hat sich der BKM im März 2026 mit einer Eingabe an das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gewandt, um auf dieses Problem sowie bestehende Unklarheiten in Bezug auf die weitere Nutzbarkeit von EDI-Formaten hinzuweisen. Darin haben wir uns insbesondere für befristete Nichtbeanstandungsregelungen hinsichtlich der Ausstellung von sonstigen Rechnungen zur Abfederung der zu erwartenden Engpässe ausgesprochen. Hierauf hat das BMF bereits im April mit einem Antwortschreiben reagiert. Auch wenn diese Antwort grundsätzlich erfreulich ausfiel und – unter bestimmten Voraussetzungen – eine gewisse Offenheit für die vorgeschlagenen Nichtbeanstandungsregelungen zeigte, wurde demgegenüber eine Zuständigkeit für weitere Klarstellungen hinsichtlich der Nutzbarkeit von EDI-Formaten verneint. Dies war unseres Erachtens nicht zufriedenstellend. Der BKM hat sich daher am 17. Juni 2026 mit einem weiteren Schreiben an das BMF gewandt, um unseren Petiten Nachdruck zu verleihen.

Ein reibungsloser Übergang und Klarheit für EDI-Nutzer

Auch wenn die Umstellung auf E-Rechnungen viele einzelne Fragen berührt, hat sich der BKM entsprechend der Rückmeldungen der Mitglieder in seiner Antwort auf drei Bereiche konzentriert:

• Zeitschiene zur Einführung von E-Rechnung und elektronischem Meldesystem: In nicht wenigen Unternehmen besteht die Sorge, dass eine jetzt erfolgende Umstellung auf bestimmte E-Rechnungsformate mit einer entsprechenden Anpassung der Abrechnungsprozesse nicht ohne weiteres kompatibel mit dem elektronischen Meldesystem für Umsätze sein könnte, das die Bundesregierung zu einem späteren Zeitpunkt einführen möchte. Wir haben dem BMF grundsätzliches Verständnis für das gewählte zweistufige Verfahren signalisiert, aber gleichzeitig mehr Orientierung für die Unternehmen angemahnt, damit später kein zusätzlicher Aufwand entsteht.

• Nichtbeanstandungsregelungen in Bezug auf das Auslaufen der Übergangsregelungen: Viele Unternehmen befürchten ernsthafte Engpässe beim technischen Onboarding ihrer zahlreichen Lieferanten im Zuge der Umstellung auf E-Rechnungen. Sie sehen die Gefahr, dass es gerade zum Ende des Jahres 2026 – und damit dem Auslaufen der ersten Übergangsregelungen – zu Problemen kommen kann. Wir haben deshalb gegenüber dem BMF unseren Wunsch nach befristeten untergesetzlichen Nichtbeanstandungsregelungen erneuert, nach denen sonstige Rechnungen vom Empfänger nicht abgelehnt werden müssten. Diese sollten möglichst bis zum 30. Juni 2027 gelten.

• Unklare Vorgaben für die Nutzung von EDI-Formaten: Gerade im kooperierenden Mittelstand setzen viele Unternehmen seit langem auf EDI-Verfahren und wollen diese auch weiterhin im Rahmen der Rechnungsstellung nutzen. Auch wenn dies dem Gesetz nach in Zukunft mit Zustimmung des Empfängers möglich bleiben soll, fehlen klare Handreichungen, wann genau ein Extraktion der Rechnungsdaten aus EDI-Formaten in ein strukturiertes E-Rechnungsformat als vollständig gilt. Wenngleich wir anerkennen, dass das BMF nicht für die technischen Spezifikationen verantwortlich ist, wünschen wir uns dennoch bei den maßgeblichen Definitionen entweder mehr Klarheit – oder eine Delegation dieser Fragen an die Entwickler der Formate.

Uns als BKM ist viel daran gelegen, den inhaltlichen Austausch mit dem BMF fortzuführen, um im Sinne der Unternehmen im kooperierenden Mittelstand bestmögliche Lösungen für bestehende Probleme zu finden. So kann die Umstellung auf E-Rechnungen hoffentlich reibungslos erfolgen. Über die weiteren Entwicklungen werden wir zu gegebener Zeit informieren.