Elektronische Kassensysteme bis Juli bei Finanzämtern anmelden!

Es ist ein weiterer Beleg für die schleppende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Bereits im Dezember 2016 war das sogenannte "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" beschlossen worden, das jedoch erst zum 1. Januar 2020 wirksam wurde. Ursprünglich sah das Gesetz vor, dass alle elektronischen Kassensysteme bis zu diesem Datum mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden müssen, um nachträgliche Veränderungen an den Aufzeichnungen zu verhindern und diese für spätere Prüfungen zu speichern. Somit wäre die Pflicht zum Einsatz einer TSE zeitgleich zur damals viel diskutierten Belegausgabepflicht in Kraft getreten.

Im Rahmen eines Anwendungsschreibens hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) allerdings im November 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung in Bezug auf das Fehlen einer TSE bis zum 30. September 2020 erlassen. Hintergrund waren auch die von vielen Unternehmen beklagten Lieferengpässe und damit die fehlende Möglichkeit, der Pflicht rechtzeitig nachzukommen. DER MITTELSTANDSVERBUND hatte hierüber berichtet.

Seitdem galt zwar die TSE-Pflicht, nicht aber die ebenfalls beschlossene Pflicht zur Anmeldung der elektronischen Kassensysteme bei den Finanzämtern. Diese war zunächst zurückgestellt worden, da bisher gar keine technische Möglichkeit zur Anmeldung über digitale Schnittstellen möglich war. Nachdem es daraufhin mehrere Jahre ruhig blieb, veröffentlichte das BMF am 28. Juni 2024 ein weiteres Schreiben, das die Pflicht zur Anmeldung wieder in den Fokus rückte. Seit Januar 2025 besteht nun tatsächlich eine Möglichkeit, die TSE der elektronischen Kassensysteme über das Programm ELSTER und die ERiC-Schnittstelle beim zuständigen Finanzamt anzumelden. Zudem gilt ein verbindlicher Zeitplan, bis wann Unternehmen der Anmeldepflicht nachkommen müssen:

• Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.

• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme bestehender Systeme.

• Die Mitteilungspflicht besteht dabei sowohl für gekaufte als auch für gemietete und geleaste Systeme.

• Das BMF weist zudem ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer gemeinsamen Mitteilung) zu übermitteln sind.

Aus Sicht des MITTELSTANDSVERBUNDES war es damals nicht zuletzt vor dem Hintergrund der Belastungen der Corona-Krise angemessen, den ursprünglichen Zeitplan mit Blick auf Anschaffung und Anmeldung der TSE zu entzerren. Dass hierfür aber technische Unzulänglichkeiten und mangelnder Fortschritt der Verwaltungsdigitalisierung noch ausschlaggebender gewesen sein dürften, ist sehr bedenklich. Derartig lange Verzögerungen bei der Umsetzung bereits beschlossener Gesetze darf sich Deutschland nicht erlauben. Am Ende sind es insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die darüber in Unsicherheit verbleiben, welche Pflichten wann gelten.

Die Pflicht zur Anmeldung der TSE bei den Finanzämtern dürfte für viele Unternehmen mittlerweile weit aus dem Blickfeld gerückt sein, obwohl sie dieser nun innerhalb eines halben Jahres nachkommen müssen. Selbst wenn die Anmeldung über gängige Schnittstellen durchführbar ist, bedeutet dies gerade für den mittelständischen Handel mit seiner hohen Zahl an Kassensysteme pro Unternehmen einen substanziellen Aufwand. Um diesen Aufwand bestmöglich zu bewältigen, bieten sich auch geeignete Dienstleister an, die bei der Anmeldung unterstützen oder diese nahezu vollständig übernehmen können.