ELENA-Verfahren: Was Arbeitgeber wissen müssen

Am 2. April 2009 ist das „Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises" - ELENA-Verfahrengesetz in Kraft getreten. Mit dem ELENA-Verfahren wird die Verpflichtung der Arbeitgeber zur schriftlichen Ausstellung von Entgeltbescheinigungen, die als Grundlage für die Berechnung von Sozialleistungen ihrer Arbeitnehmer dienen, durch die Verpflichtung zu einer monatlichen elektronischen Meldung von Entgeltdaten an eine zentrale ELENA-Speicherstelle ersetzt. Diese Speicherstelle ist bei der Deutschen Rentenversicherung Bund — DRV Bund angesiedelt. Die elektronischen Meldungen der Arbeitgeber erfolgen ab Januar 2010, die betreffenden heutigen Papierbescheinigungen entfallen ab Januar 2012 (nach Aufbau des „Datenpools" bei der DRV Bund).

Die Pflichten des Arbeitgebers ab 1. Januar 2010 finden sich in § 97 SGB IV:

• Der Arbeitgeber hat der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung einen ELENA-Datensatz zu übermitteln.
• Die Übermittlung der Meldung ist zu protokollieren. Die Protokollierung ist grundsätzlich nach zwei Jahren zu löschen.
• Der Beschäftigte ist auf seiner Verdienstbescheinigung auf die Datenübermittlung und seinen Auskunftsanspruch gegenüber der Zentralen Speicherstelle hinzuweisen.

Da dieser Pflichthinweis die "Gefahr" mit sich bringt, dass die Beschäftigten den Arbeitgeber ab Januar 2010 mit unzähligen Fragen zum ELENA-Verfahren konfrontieren, ist eine proaktive ELENA-Information des Arbeitgebers empfehlenswert (Schwarzes Brett, E-Mail, Anlage zur Januar-Verdienstbescheinigung o.ä.). Hierfür hat die BDA ein Muster (download hier) erstellt.

Das genaue Prozedere des ELENA-Verfahrens "beleuchtet" ein Informationsvortrag der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung/ITSG.
Zwischenzeitlich hat auch das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) einenELENA-Flyerveröffentlicht. Beide Dokumente finden Sie zum download hier.

Weitergehende Informationen und Details zum ELENA-Verfahren finden Sie auf der ELENA-Website (www.das-elena-verfahren.de). Neben Datensatz, detaillierter Datensatzbeschreibung, Frage- und Antwort-Katalog, Fallbeispielen etc. wird dort in Kürze auch eine umfängliche ELENA-Verfahrensbeschreibung verfügbar sein.

Das Bundeswirtschaftsministerium hat eine allgemeine ELENA-Hotline eingerichtet (01805-615005). Darüber hinaus wird es in Kürze eine spezielle Arbeitgeber-Hotline zum ELENA-Verfahren geben. Die Rufnummer wird auf der ELENA-Website veröffentlicht. Um die Hotline nicht zu überlasten, wird darum gebeten, zunächst immer erst die ELENA-Website zu nutzen (Frage- und Antwort-Katalog, Fallbeispiele etc.).

Soweit noch nicht geschehen, sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

• Kontakt mit Ihren Softwarehäusern aufzunehmen und sich insbesondere über den "Liefertermin" des ELENA-Softwaretools zu informieren. Gegebenenfalls sind noch Anpassungen in den Systemen der Arbeitgeber vorzunehmen.
• die Schaffung eines Kommunikationspfad zwischen Personalabteilung und Entgeltabrechnung - letztere übermittelt den ELENA-Datensatz - zu prüfen, so dass etwa im Falle einer Kündigung auch die Kündigungsdaten von der Personalabteilung an die Entgeltabrechnung "fließen" können (Achtung: Der anlassbezogene Datenbaustein Kündigung/Entlassung ist jedoch erst ab Juli 2010 zu übermitteln).