E-Rechnung: Eingabe an das BMF zu Herausforderungen bei der sukzessiven Einführung

Auch wenn die obligatorische E-Rechnung für Umsätze inländischer Unternehmer offiziell bereits mit Wirkung zum 1. Januar 2025 eingeführt wurde, haben noch nicht alle Unternehmen ihre Rechnungsstellung auf elektronische Rechnungen umgestellt. Dies ist auch zulässig, da im Zuge des maßgeblichen Gesetzes mehrere Übergangsregelungen beschlossen wurden. Somit dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2026 auch weiterhin sonstige Rechnungen – auf Papier oder in einem nicht-strukturieren elektronischen Format – übermittelt werden. Für kleine Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz bis 800.000 Euro gilt dies sogar bis Ende 2027.

Herausforderungen und offene Fragen bleiben bestehen

Die Folge dieser Übergangsregelungen ist, dass die Umstellung nicht in allen Unternehmen gleichzeitig erfolgt. Die Einführung vollzieht sich stattdessen gestaffelt, wobei jeweils eine besonders hohe Aktivität den letzten Monaten der Jahre 2026 und 2027 zu erwarten ist. Diese Staffelung ist grundsätzlich zu begrüßen und war auch während des Gesetzgebungsverfahrens vom MITTELSTANDSVERBUND eingefordert worden, um die Unternehmen und technischen Dienstleister nicht zu überlasten. Dennoch zeigen Rückmeldungen aus unserer Mitgliedschaft, dass viele – gerade kleinere – Lieferanten noch nicht hinreichend auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet sind. Wenn die konkreten Vorbereitungen jedoch erst gegen Ende des laufenden Jahres erfolgen, droht ein Kapazitätsengpass bei den erforderlichen Onboardings mit technischen Dienstleistern.

Darüber hinaus bleibt bisher weitgehend offen, unter welchen technischen Voraussetzungen die weitere Nutzung von im kooperierenden Mittelstand besonders verbreiteten EDI-Formaten nach Ablauf der Übergangsregelungen weiterhin zulässig. Im Gesetz und den vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Schreiben war dies grundsätzlich zugestanden worden, sofern der Rechnungsempfänger einverstanden ist und ein verlustfreier Export der strukturierten E-Rechnungsdaten aus dem EDI-Format möglich ist. In den Details sind sich viele Unternehmen jedoch unsicher, wann ein Export als verlustfrei gilt und welche entsprechenden Rechnungen somit künftig als „E-Rechnungen“ gelten können.

BMF sollte für mehr Klarheit sorgen und drohende Engpässe entschärfen

Vor diesem Hintergrund hat sich DER MITTELSTANDSVERBUND am 20. März 2026 mit einer erneuten Eingabe an die zuständige Unterabteilungsleiterin im BMF gewandt, um auf die oben genannten Punkte sowie weitere Herausforderungen bei der Einführung hinzuweisen. Auch wenn erst drei Monate des Jahres 2025 vergangen sind, sollte das BMF bestmöglich über den aktuellen Umsetzungsstand in den Unternehmen Bescheid wissen, um auf drohende Probleme noch reagieren zu können. In unserer Eingabe hatten wir daher u.a. auf die drohenden Engpässe bei der Umstellung auf E-Rechnungen, insbesondere beim Onboarding von Lieferanten, hingewiesen und daher für praxistaugliche befristete Nichtbeanstandungsregelungen nach Ablauf der Übergangsregelungen plädiert. Zudem hatten wir die bisher unklaren technischen Vorgaben in Bezug auf die Weiternutzung von EDI-Formaten angemahnt.

Erfreulicherweise haben wir nun bereits Anfang April ein Antwortschreiben der zuständigen Unterabteilungsleiterin erhalten. Eine so schnelle Rückmeldung des BMF sehen wir als ersten Erfolg, an den wir anknüpfen können und werden.

Zu begrüßen ist dabei in inhaltlicher Hinsicht, dass sich das BMF in seiner Antwort im Grundsatz offen für die vorgeschlagenen Nichtbeanstandungsregelungen zeigt – wenn auch unter gewissen Voraussetzungen. Weniger erfreulich ist demgegenüber, dass eine eigene Zuständigkeit mit Blick auf technische Vorgaben und weitere Klarstellungen hinsichtlich der EDI-Formate verneint wird. Dies halten wir für zu kurz gegriffen und möchten daher das weitere Gespräch mit dem BMF suchen sowie unsere Anliegen nachdrücklich vertreten.

Unser Ziel als MITTELSTANDSVERBUND bleibt es weiterhin, dass die Unternehmen im kooperierenden Mittelstand mehr Klarheit erhalten, unter welchen Bedingungen EDI-Formate rechtssicher auch nach Ablauf der Übergangsregelungen genutzt werden können. Hierzu sehen wir auch die Finanzverwaltung – und damit das BMF – in der Pflicht. Wir werden Sie zu gegebener Zeit über weitere Entwicklungen informieren.