Vorgezogene Beitragsfälligkeit / Endgültige Aussagen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger haben auf Drängen der Arbeitgeber eine Reihe von Vereinfachungen hinsichtlich des Verfahrens zur Erhebung der vorgezogenen Beitragsfälligkeit zugestimmt.

1. Weg der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

Vor allem war strittig, wie die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt werden kann. Nachdem die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger zunächst lediglich einen einzigen Weg der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld zulassen wollten, sind nunmehr verschiedene Ermittlungsmöglichkeiten wählbar.

a) Fiktivabrechnung

Die voraussichtliche Beitragsschuld kann als vorgezogene Endabrechnung auf der Grundlage des laufenden Monats ermittelt werden, d.h. auf der Basis der bereits feststehenden Daten und der noch zu erwartenden Daten. Nach der Fiktivabrechnung eintretende und unvorhersehbare Änderungen werden erst im Folgemonat als Restschuld berücksichtigt.

b) Bezug zum Vormonat

Die voraussichtliche Beitragsschuld kann auch ermittelt werden, indem das Beitragssoll eines vorherigen Abrechnungszeitraums zugrunde gelegt wird. Dieser Betrag ist zur Zeit der Schätzung bekannt. Um einen möglichst aktuellen Wert zu erhalten, bietet sich dazu das Beitragssoll des Vormonats an. Relevante Veränderungen gegenüber dem Vormonat (Zahl der Beschäftigten, Einmalzahlungen etc.) sollten dabei berücksichtigt werden, um größere Abweichungen zwischen Schätzung und Beitragssoll zu vermeiden.

Entsprechend kann zur Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld anstelle des Beitragssolls des Vormonats auch an die beitragspflichtigen Bruttoentgelte des Vormonats angeknüpft werden.

c) Durchschnittswert der Vormonate

Die voraussichtliche Beitragsschuld kann auf der Grundlage eines Durchschnittswerts der Vormonate gebildet werden, der regelmäßig aktualisiert werden muss. Der Durchschnittswert ist dann als voraussichtliche Beitragsschuld anzusetzen, im Folgemonat erfolgt dann die echte Abrechnung. Gegen Durchschnittsberechnungen sind aus Sicht der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger keine Einwände zu erheben, wenn Veränderungen hinreichend berücksichtigt werden und der Durchschnittswert für die einzelnen Einzugsstellen gebildet wird.

2. Dokumentationspflichten

Weiterhin herrschte Uneinigkeit darüber, welche zusätzlichen Dokumentationspflichten den Arbeitgeber bzgl. der Schätzung treffen. Hier wurde zunächst verlangt, dass der Arbeitgeber monatlich die der Schätzung zugrunde liegenden Parameter dokumentiert. Nun würde klargestellt, dass der Arbeitgeber lediglich einmalig zu dokumentieren hat, welchen Weg der Schätzung er wählt, wenn sich die der Schätzung zugrunde liegenden Annahmen aus den Lohnunterlagen ergeben.

3. Säumniszuschläge

Säumniszuschläge fallen nicht bei einer bloßen Differenz zwischen Schätzung und tatsächlicher Beitragsschuld an, sondern nur bei schuldhaftem Verhalten des Arbeitgebers, d.h. bei bewusstem Abweichen des Arbeitgebers vom selbst gewählten Weg der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld.

4. Freiwillig Versicherte

Für die Fälligkeit der Beiträge für freiwillig Versicherte ist nach wie vor die Satzung der jeweiligen Krankenkasse maßgeblich. Überweist der Arbeitgeber die Beiträge für Pflichtversicherte und die freiwillig Versicherten im Firmenzahlerverfahren (unabhängig vom satzungsgemäßen Fälligkeitszeitpunkt) am drittletzten Bankarbeitstag, ist die Übergangsregelung aus § 119 SGB IV insgesamt anwendbar.

5. Fortgeltung des Besprechungsergebnisses vom 16./17. Januar 1979

Nach wie vor gilt das Besprechungsergebnis vom 16./17. Januar 1979 fort, nach dem zeitversetzt gezahlte variable Entgeltbestandteile unter bestimmten Voraussetzungen zeitversetzt ausgezahlt dem Folgemonat zugeordnet werden können. Strittig war, ob eine konkrete Fallgestaltung, in der das feste Arbeitsentgelt und die Variablen gleichzeitig im Folgemonat ausgezahlt werden, in den Anwendungsbereich des Besprechungsergebnisses vom 16./17. Januar 1979 fällt. Die Sozialversicherungsträger haben dies mangels Phasenverschiebung bei der Auszahlung verneint.

Übermittlung des Beitragsnachweises

Nach wie vor ist der Beitragsnachweis gemäß § 28 f Absatz 3 SGB IV "rechtzeitig" einzureichen. Weiterhin können die Satzungen der einzelnen Krankenkassen diesen Termin konkretisieren. Vereinzelt haben die Kassen den Termin auch für Arbeitgeber, die nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, in ihrer Satzung einige Tage vor den Zeitpunkt der Fälligkeit der Beiträge gelegt. Sofern nicht das Lastschriftverfahren angewandt wird, ist aus unserer Sicht eine "rechtzeitige" Einreichung im Sinne des Gesetzes spätestens der Tag der Beitragsfälligkeit. Wird ein Beitragsnachweis nicht rechtzeitig eingereicht, kann die Einzugsstelle gemäß § 28 f Absatz 3 Satz 4 SGB IV das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen und auf dieser Grundlage die Beitragsberechnung vornehmen, bis der Nachweis ordnungsgemäß eingereicht wird. Sobald der Beitragsnachweis vorliegt, muss die Einzugsstelle die Schätzung korrigieren.

Es liegt im Ermessen der Kasse, dieses sehr aufwändige Verfahren in Gang zu setzen, wenn der Beitragsnachweis lediglich einige Tage später als in der Satzung verlangt, jedoch spätestens am Tag der Fälligkeit eingeht.

In diesem Zusammenhang möchten wir auf unser Rundschreiben 32/2005 vom 23.12.2005 hinweisen. Das darin vorgestellte Merkblatt ist hinsichtlich der o. g. Punkte zu ergänzen.