Sammelrechnung bei elektronischem Rechnungsverkehr nicht mehr notwendig

Die Streichung des § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG soll, so die Begründung des Gesetzes zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens, eine Erleichterung für die Unternehmen darstellen. Experten dachten eine Weile darüber nach, ob lediglich die Verpflichtung zur Sammelrechnung entfällt, oder aber, ob andere zusätzliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Unversehrtheit und der Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung ergriffen werden müssen.

Zur Klarstellung:

1. § 14 Abs. 3 UStG regelt das Verfahren für auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen in umsatzsteuerrechtlicher Sicht.

Durch dieses Verfahren muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Hierfür bietet das Gesetz zwei Möglichkeiten an:

· eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Abs. 3 Nr. 1) UStG oder

· sofern der elektronische Datenaustausch (EDI) auf der Basis der Empfehlung 94/820 der EU vorgenommen wird, ist eine Vereinbarung über den Datenaustausch abzuschließen, durch die der Einsatz von einem Verfahren vorgesehen ist, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

Die zusätzliche Forderung nach einer Sammelrechnungwird ab 1.1.2009 entfallen.

2. Wie kann sichergestellt werden, dass das gewählte Verfahren die Forderung an Herkunftsechtheit und Unversehrtheit gewährleistet?

2.1 Ein Rückgriff auf § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ist nicht gegeben, d.h. es muss nun nicht anstelle der Sammelrechnung eine elektronische Signatur aufgebracht werden.

2.2 Basis des allein akzeptierten Verfahrens ist die Einhaltung der Empfehlung 94/820 EG. Diese Empfehlung enthält die europäische Mustervereinbarung, in der die rechtlichen Bedingungen und Vorschriften festgelegt sind, denen die Vertragsparteien bei der Abwicklung des EDI unterliegen. Sie enthält Sicherheitsverfahren zur Überprüfung des Ursprungs und der Integrität der Rechnung. Der ZGV geht davon aus, dass der elektronische Rechnungsverkehr prinzipiell auf der Basis dieser Empfehlung und der Mustervereinbarung praktiziert wird.

Wie bisherige Diskussionen nicht zuletzt im Rahmen eines Arbeitskreises bei GS1 gezeigt haben, haben viele Unternehmen keine schriftliche Vereinbarung abgeschlossen. Grundsätzlich schreibt § 14 UStG kein schriftliches Verfahren vor. Insofern dürfte es ausreichen, wenn im bisher praktizierten elektronischen Rechnungsaustausch die Grundsätze der Empfehlung und der Mustervereinbarung eingehalten werden. Bisheriges lückenloses Praktizieren eines diesen Grundzügen entsprechenden Verfahrens ist als konkludente Vereinbarung über diesen Verfahrensweg zu werten.

2.3 Im Rahmen der Diskussionen ist der Gedanke entstanden, Rechtssicherheit dadurch herzustellen, dass auch ab dem 1.1.2009 eine Sammelrechnung zusätzlich in Papierform, Standardfax oder aber mit elektronischer Signatur versehen, übermittelt wird. Ein derartiges Verfahren mag im Dialog mit den Finanzbehörden von Vorteil sein, weil durch die Sammelrechnungen letztlich alle, vorsteuerabzugsrelevanten Daten der Einzelrechnungen übermittelt werden. Rechtlich gesehen kann die Übermittlung einer Sammelrechnung Mängel am praktizierten elektronischen Übermittlungsverfahren nicht heilen. Schon bisher galt die Forderung nach einem Verfahren, das die Unversehrtheit und Echtheit der Herkunft gewährleistet. Die Sammelrechnung war kein Ersatz für ein unzureichendes EDI-Verfahren, sondern nur eine zusätzliche Voraussetzung.

2.4 Für alle Unternehmen, die elektronischen Rechnungsverkehr praktizieren, empfiehlt sich sicherzustellen, dass die Voraussetzung der Unterempfehlung 94/820 EG eingehalten wird. Die Mustervereinbarung finden Sie hier.

2.5 Die Gesamtproblematik, insbesondere die Frage, ob die Aussagen der Mustervereinbarung schadlos gekürzt werden können, wird Gegenstand weiterer Erörterungen der Verbände und Unternehmen im Rahmen des Arbeitskreises bei GS1 sein. Der ZGV wird weiter berichten.