Qualität "Made by SOENNECKEN"

Overath, 02.05.2014 — Am Anfang stand die Herausforderung, dass mit zunehmender Aufgabenverteilung und -verlagerung von Handelsfunktionen der Mitglieder auf die Zentrale die Prozessqualität ständig auf den Prüfstand gestellt und verbessert werden musste.

"Besonders das große Logistikzentrum der SOENNECKEN eG, das auch die Belieferung mit Papier-, Büro-, Schreibwaren aus dem Zentrallager in Overath bis an den Schreibtisch eines Endkunden verspricht, verzeiht keine Fehler", weiß Jörg Glaser, Geschäftsführer des MITTELSTANDSVERBUNDES. So wurde Stück für Stück ein integriertes Managementsystem mit unterschiedlichen Modulen entwickelt.

Das Qualitätsmanagement sorgt für kontinuierliche Verbesserungen. Für Rudolf Riegauf, Leiter Qualitäts- und Prozessmanagement sowie Qualitätsbeauftragter der SOENNECKEN, ist das kein Selbstzweck. Ab einer Schwelle von ca. 150 bis 200 Mitarbeitern in einer typischen Gruppenzentrale sei die notwendige Qualität in nicht mehr nur durch persönliche Kommunikation zu erreichen. "Dann muss eine professionelle Management- Architektur und deren saubere Dokumentation den 'Flurfunk' ergänzen", erklärt Riegauf.

Ein weiterer Grund für den Aufbau von Riegaufs Abteilung war die Einführung einer neuen IT-Lösung. Georg Mersmann, IT-Leiter bei der SOENNECKEN, konnte so alle 220 Kernprozesse dokumentieren: "Durch die flächendeckende Dokumentation der Prozesse ist die Grundlage dafür gelegt, Prozessänderungen mit hoher Qualität und auf einer gesicherten Basis umzusetzen", so der IT-Experte der Gruppe.

Ausgehend von den Anforderungen im Prozessmanagement wurden die Module Informationssicherheit und Prozessmanagement, Risikomanagement und Umweltmanagement (inkl. eines kompletten Nachhaltigkeitsberichts) sowie die Arbeitssicherheit erarbeitet. Je nach Aufgabenstellung wurde dabei auf international gültige Standards und Regelwerke zurückgegriffen, z.B. die bei Qualitätsmanagern bekannten ISO 9001 (Qualität/Dienstleistung), 27001 (Informationssicherheit), 50001 (Energiemanagement) 14001 (Umweltmanagement). "Besonders die Zusammenarbeit mit dem TÜV Rheinland CERT war sehr fruchtbar", so Riegauf. Die qualifizierten Lehrgänge und die professionelle Dienstleistung in Bezug auf die regelmäßigen Auditierungen und die Zertifizierung hätten die Kooperation überzeugt.

"Es muss nicht unbedingt ein Zertifikat sein, was am Ende eines Qualitätsmanagementprozesses steht", erklärt Riegauf. In vielen Fällen gelte, dass der Weg das Ziel sei. Beispiele seien die künftigen Projekte Compliance Management und Wissensmanagement, die ganz bewusst "im Haus und nach eigenen Grundsätzen" in Angriff genommen würden. Beim Compliance Management sollen die Inhalte zweigeteilt und die rechtlichen Notwendigkeiten standardisiert überprüfbar sein. Alle leitbildorientierten Kriterien (Corporate Bahavior) sollen innerhalb der Leitungsgremien festgelegt werden.

Auf der anderen Seite sei die Zertifizierung aber nicht einfach nur ein "schöner Stempel", so Riegauf. Besonders bei den SOENNECKEN-Mitgliedern, die auf die Logistik der Zentrale zugreifen, sei das ISO 9001 Zertifikat ihrer Zentrale in der Akquisitionsphase von Großkunden beliebt. "Das Qualitätsmanagement der Zentrale ist ein Verkaufsargument für unsere Mitglieder", sagt Riegauf.

Für den zuständigen SOENNECKEN-Vorstand, Dr. Rainer Barth, bietet das integrierte Managementsystem wichtige strategische Vorteile. "Um schneller auf die ständigen Marktveränderungen im Verbund reagieren zu können, bedarf es einer sauberen Dokumentation dessen, was man aktuell tut", stellt er fest. Erst dann könne man Veränderungsprozesse einschätzen, bewerten und wirtschaftlich sinnvoll in Gang setzen.

Nach Ansicht von MITTELSTANDSVERBUND-Geschäftsführer Jörg Glaser ist diese Erkenntnis in der Kooperationsszene noch nicht weit verbreitet. "Wir haben festgestellt, dass es noch relativ wenige Abteilungen in Verbundgruppen der genannten Größenklasse gibt, die sich ausschließlich mit Projekt-, Prozess- oder Qualitätsmanagement übergreifend befassen", erklärt er.

Um ein genaueres Bild der Situation zu erhalten, bittet er deswegen um die Beantwortung folgender Fragen:

• Gibt es eine solche Abteilung oder ist eine solche Abteilung bei Ihnen in der Zentrale geplant?
• Sind Sie an einem Erfahrungsaustausch zu diesem komplexen Themenkreis interessiert?

Bitte senden Sie Ihre Antworten am besten per E-Mail an j.glaser@mittelstandsverbund.de.

"In jedem Fall wird dieser Themenkreis in den relevanten Arbeitskreisen und Fachgruppen des MITTELSTANDSVERBUNDES aufgegriffen werden", betont Glaser. Auch die Akademie der Verbundgruppen plant gemeinsam dem TÜV Rheinland CERT Qualifizierungsprogramme zu dem Thema.