Neue Anforderungen bei Geschäftsbriefen per E-Mail und Telefax

Mit In-Kraft-Treten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) zum 01.01.2007 wurden die formalen Anforderungen an die im Handels- und Genossenschaftsregister eingetragenen Unternehmen in Zusammenhang mit der verpflichtenden Angabe bestimmter Informationen auf Geschäftsbriefen auf Korrespondenz „gleich welcher Form“ ausgeweitet.

Der Begriff des Geschäftsbriefs ist weit zu fassen. Hierunter ist jede geschäftliche Mitteilung zu verstehen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist. Dazu zählen auch Übermittlungen per E-Mail und Telefax.

Folgende Pflichtangaben sind aufzunehmen:

- Firmenname (wie im Handels- bzw. Genossenschaftsregister eingetragen)

- Rechtsformzusatz (etwa GmbH,AG, eG, OHG, KG, etc.)

- Bei GmbH: Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer (sollte es darüber hinaus einen Aufsichtsrat geben, ist zusätzlich der ausgeschriebene Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben)

- Bei AG und eG: Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Vorstandsmitglieder sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden

- Ort der Handelsniederlassung

- Registergericht nebst Nummer, unter der die Firma eingetragen ist

Der Pflichtangaben bedarf es allerdings nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenen Geschäftsbeziehung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke (Formulare) verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Bestellscheine fallen jedoch ausdrücklich nicht unter diese Ausnahme.

"Um Bußgelderoder wettbewerbsrechtliche Abmahnungen und damit entstehende Kosten zu vermeiden, sollten obige Angaben unverzüglich in sämtliche Geschäftsbriefe aufgenommen werden", so ZGV-Rechtsexperte Dr. Marc Zgaga. Bei E-Mails eignet sich hierzu eine in der Kopf- oder Fusszeile einzufügende Signatur.

Nach Angaben eines Nachrichtendienstes im Internet wurden bereits Unternehnmen wegenfehlender Pflichtangaben in E-Mails wettbewerbsrechtlich abgemahnt. "Obwohl bezweifelt werden muss, dass diese Abmahnungen einer gerichtlichen Prüfung standhalten - schließlich ist eine Beeinträchtigung der übrigen Marktteilnehmer erforderlich - ist bis zu einer höchstrichterlichen Entscheidung Vorsicht geboten. Wer eine Abmahnung wegen fehlender Pflichtangaben in E-Mailserhält, solltein keinem Fall ohne vorherige juristische Beratung zahlen",rät Dr. Zgaga.