GS 1- Elektronische Rechnungen: Zwischen EDI-Vertrag und digitaler Signatur

Auf der Veranstaltung kamen die beiden Möglichkeiten der elektronischen Übertragung nach dem Wegfall der Sammelabrechnung im EDI-Verkehr (gem. UStG) sowie die verschiedenen technischen Lösungsmöglichkeiten zur Sprache. Sehr still wurde es im sehenswerten neuen „Knowledge Center“ der GS 1 bei den Ausführungen von Herrn Bernhard Lindgens, der in der Abteilung Betrugsbekämpfung beim Bundeszentralamt für Steuern in Bonn tätig ist und zudem sich als EDI- Kenner entpuppte. Die Grundsatzfrage an Herrn Lindgens zur Nutzung des EDI-Vertrages und Vermeidung der digitalen Signatur bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen lautete: „Welche konkreten Verfahren haben Sender und Empfänger einzuhalten, damit eine steuerlichen Anerkennung durch alle Finanzbehörden in Deutschland erfolgen kann.“ Herr Lindgens erläuterte, dass sich die Finanzbehörden zu dieser Frage noch in der Positionierungsphase befänden und aus diesem Grunde derzeit zwei wichtige Vorraussetzungen zu erfüllen wären: Zum einen das Vorhandensein des EDI-Vertrages zwischen den Parteien, zum anderen eine aussagefähige Verfahrensdokumentation auf der Grundlage der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme des BMF). Herr Lindgens riet dringend davon ab, den Wortlaut des GS1- EDI- Vertrages abzuändern, an dem auch ZGV Rechts- Experte Dr. Günther Schulte mitgewirkt hatte. Für die Verfahrensdokumentation gäbe es jedoch keine konkreten Vorgaben. Aus dem Dienstleisterkreis der GS 1 kam jedoch der Vorschlag, ähnlich wie beim EDI Vertrag selbst, auch gemeinsam Vorgaben für die Verfahrendokumentation zu erarbeiten.

Insbesondere in den Fällen, in denen national oder international Rechnungen an wechselnde Partner geschrieben werden, waren sich die Experten einig, dass die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur zur Rechnungsübermittlung die wenigsten steuerrechtlichen Fragen bei der Prüfung aufwerfen werden. Der Referent der Verbundgruppe aus der Heizung- Sanitär- und Klimabranche ISG, Herr Hesse, bestätigte dies in seinen Ausführungen. Insbesondere aufgrund der Problematik, dass die Zentralregulierer in der Verantwortung für die Prozesse der eigenen Mitglieder stehen und damit im Zweifel mit allen Finanzbehörden der Bundesrepublik zu tun hätten, hat die Gruppe dazu bewogen, den ZR- Prozess elektronisch mit der digitalen Singnaturauszuführen.

Die ServiCon Service Consult eG hat auf der Seite den kompletten Workflow mit EDI-Vertrag oder mit elektronischer Signatur für Zentralregulierer entwickelt (ServiCon Rechnungsportal). Interessenten wenden sich bitte an j.glaser@servicon.de. Rechtliche Fragen stellen Sie bitte an g.schulte@zgv-online.de. oder m.zgaga@zgv-online.de. Den EDI-Vertrag erhalten Sie hier. Einen erläuternden Artikel von Herrn Lindgens können Sie hier herunterladen. Die GS 1 wird diese Veranstaltung nach der Sommerpause am 7. September aufgrund des großen Nachfragewiederholen.