Finanzministerium will elektronische Rechnungsstellung weiter erleichtern

Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurde die elektronische Rechnungsstellung bereits wesentlich vereinfacht. Jetzt konkretisiert das Bundesfinanzministerium das innerbetriebliche Kontrollverfahren als Alternative zu elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren. Damit wird auch für den Mittelstand die elektronische Rechnungsstellung einfacher und attraktiver.

Köln, 7. Februar 2012. Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes vom 11. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung rückwirkend zum 01. Juli 2011 neu gefasst worden (DER MITTELSTANDSVERBUND berichtete). Das Bundesministerium der Finanzen hat nun den Entwurf eines Anwendungsschreibens zur Vereinfachung der Regelungen zu elektronischen Rechnungen veröffentlicht und hierbei das innerbetriebliche Kontrollverfahren konkretisiert.

Gemäß § 14 Abs. 1 UStG n.F. sind Papier- und elektronische Rechnungen seit dem 01. Juli 2011 umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Bei beiden Varianten müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Bei elektronischen Rechnungen kann dies nicht nur durch technische Lösungen wie qualifizierter elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren, sondern seit Juli 2011 auch durch jedes innbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt.

Mit diesem innerbetrieblichen Kontrollverfahren muss lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Gemäß dem BMF-Entwurf rechtfertigt eine inhaltlich richtige Rechnung, d.h. eine Rechnung, auf der die Leistung, der Leistende, das Entgelt sowie der Zahlungsempfänger korrekt angeben sind, die Annahme, dass bei der Übermittlung keine beeinträchtigenden Fehler bezüglich Echtheit der Herkunft oder Unversehrtheit des Inhalts aufgetreten sind. Es muss also sichergestellt werden, dass die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht.

Unter den Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens gemäß § 14 Abs. 1 UStG n.F. fallen gemäß dem BMF-Entwurf solche Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Bei der Wahl des Verfahrens wird dem Unternehmer freie Hand gelassen: Der verlässliche Prüfpfad kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens gewährleistet werden, aber z.B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Auftragsunterlagen (wie Bestellung, Auftrag, Vertrag, Lieferschein, usw.). Dies bedeutet, dass in den Unternehmen in aller Regel keine neuen Prozesse durch die Teilnahme an der elektronischen Rechnungsstellung entstehen. Es besteht zudem keine gesonderte Dokumentationspflicht für das innerbetriebliche Kontrollverfahren.

Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen sind gemäß § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Zeitraums müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG n.F. gewährleistet sein. Zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle wurde § 27b Abs. 2 UStG ergänzt. Diese Vorschrift regelt, dass im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 8 UStG auf Verlangen durch den durchführenden Amtsträger eingesehen werden können. Soweit erforderlich hat diese Person das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.