BMF-Entwurf zu Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrungsfristen veröffentlicht – MITTELSTANDSVERBUND sieht Nachbesserungsbedarf

Berlin, 21.05.2013 — Mit dem Entwurf der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) folgt das Bundesfinanzministerium den Forderungen der Wirtschaft. Der BMF-Entwurf berücksichtigt auch aktuelle Entwicklungen im Umfeld der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

DER MITTELSTANDSVERBUND begrüßt diese notwendige Modernisierung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), fordert für eine mittelstandsfreundliche Ausgestaltung aber Nachbesserung.

Unternehmen, die bei ihrer Buchführung Informationstechnologie (IT) einsetzen, haben bestimmte Vorschriften zu beachten, die in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Speichertechnologien" (GoBS) von 1995 festgehalten sind. Der dringende Modernisierungsbedarf ergab sich schon aus dem Alter der Vorschrift.

Mit Schreiben vom 9. April 2013 hat das Bundesministerium der Finanzen einen Entwurf zu den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (BoBD) veröffentlicht. Grundsätzlich ist zu begrüßen, dass grundsätzlich notwendige Modernisierungen nun in Angriff genommen wurden. Allerdings beinhaltet der aktuelle Entwurf noch einige Unklarheiten sowie Bestimmungen, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu einem erheblichen Mehraufwand führen könnten. DER MITTELSTANDSVERBUND fordert daher Nachbesserungen.

Der Entwurf beschäftigt sich zunächst mit den allgemeinen Punkten der Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Buchführung. Darüber hinaus werden die Themen Aufbewahrung, Scannen von Unterlagen, Verfahrensdokumentation, Datenzugriff, elektronische Rechnungen, internes Kontrollsystem sowie Software-Testate behandelt.

Positiv anzumerken ist zunächst, dass E-Mails, die nur als Übermittlungsweg dienen, grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig sind. Auch die Möglichkeit der elektronischen Archivierung von PDF-Dateien entspricht der Realität in der Praxis. Diese erfreulichen Klarstellungen beseitigen die Zweifel bei der Auslegung der bisherigen Vorschriften.

Kritisiert werden müssen die im Entwurf verlangten Dokumentationen und Kontrollen, die besonders für den Mittelstand schwer umsetzbar sind. Hier wurden einige Verschärfungen eingebaut, etwa das Verwerfen der kompletten Buchführung bei nicht ausreichender Verfahrensdokumentation (Tz. 1.4 Abs. 4) oder eine Frist von 10 Tagen zur grundbuchmäßigen Erfassung (Tz. 3.2.3 Abs. 3). Der administrative Mehraufwand in den Unternehmen steht hier in einem klaren Widerspruch zu dem von der Bundesregierung erklärten Ziel des Bürokratieabbaus.

Insgesamt sind einige Formulierungen zu allgemein gefasst, so dass im Konfliktfall Auslegungen zulasten des Steuerpflichtigen zu befürchten sind. Die Unternehmen haben hierdurch keine Rechtssicherheit. Fraglich ist etwa, was in Abschnitt 1 des Entwurfs unter "allen" Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gemeint ist, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden. Eine Ausdehnung des Geltungsbereichs auf alle Testate, Fach- und Systemkonzepte und Fehler-Tracking-Systeme, würde eine neue Dimension bei den Aufbewahrungspflichten bedeuten. Außerdem wird an einigen Stellen eine Anwendbarkeit und Übertragbarkeit auf moderne Buchführungssysteme erschwert, da der Entwurf noch durch ein nicht mehr zeitgemäßes Bild dieser Systeme geprägt wird.

Die Ausführungen zum internen Kontrollsystem (Tz. 6) sind ebenfalls zu vage gehalten, um eine praktische Anwendung zu gewährleisten.

Nach dem Entwurf bedarf es bei der Digitalisierung von Papierdokumenten (Scannen) einer Organisationsanweisung. Zu begrüßen ist in diesem Zusammenhang die Klarstellung, dass für Besteuerungszwecke keine elektronische Signatur notwendig ist. Widersprüchlich scheinen die Ausführungen zur Aufbewahrung gescannter Unterlagen: Einerseits muss nach BFH-Beschluss vom 26.09.2007 (I B 53, 54/07, DStRE 2008, 57) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist die Lesbarkeit gewährleistet werden. Von dem Steuerpflichtigen zu verlangen, diese auf Verlangen der Finanzbehörde ganz oder teilweise wieder auszudrucken, erscheint nicht konsequent.

Im Rahmen des Entwurfs wird klargestellt, dass die Finanzverwaltung keine Testate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme erteilt. Auch Zertifikate bzw. Testate Dritter haben gegenüber der Behörde keine Bindungswirkung. Hier stehen vor allem mittelständische Unternehmen vor einer Herausforderung, die die Ordnungsmäßigkeit eines Systems oftmals nicht alleine feststellen und sich auf die Aussage des Anbieters bzw. Dienstleisters verlassen muss. Die Finanzbehörde ist an dieser Stelle aufgefordert, entsprechende Testate zu erteilen, um den Unternehmern die erforderliche Rechtssicherheit zu geben.

Insgesamt wäre es aus der Sicht des MITTELSTANDSVERBUNDES sinnvoll gewesen, die von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. entwickelten "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz" (GoBIT) stärker zu berücksichtigen.