Achtung Datenschutz! Übergangsfrist für Altdatenbestände läuft ab

Am 31. August 2012 endet die Schonfrist für die Nutzung von Adress- und Kundendaten, die vor dem 1. September 2009 erhoben wurden. Haben Sie Ihre Kundendatei bereits überprüft und auf den aktuellen Stand gebracht?

Köln, 3. August 2012. Am 31.08.2012 läuft die Übergangsfrist aus, die der Gesetzgeber bei der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im Jahr 2009 für Altdatenbestände vorgesehen hat. Nach § 47 BDSG gilt insoweit, dass für die Verarbeitung und Nutzung vor dem 01.09.2009 erhobener oder gespeicherter Daten für Zwecke der Werbung noch bis Ende August 2012 die alte Rechtslage weiter anzuwenden ist. Wer seine Adress- und Kundendaten bis dahin nicht der neuen Rechtslage anpasst, läuft Gefahr seine Daten löschen zu müssen. Überdies besteht das Risiko, von den Aufsichtsbehörden mit Bußgeldern belegt oder wegen Wettbewerbsverstößen abgemahnt zu werden.

Hintergrund:

Grundsätzlich sieht der Datenschutz vor, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten unzulässig ist, soweit nicht eine Erlaubnis vorliegt. Dies gilt insbesondere für die Erhebung und Filterung von Daten zum Zweck der Werbung. Während es nach altem Recht (vor dem 01.09.2009) ausreichte, ein „Opt-out“, also den Widerspruch des Kunden zu beachten, ist die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten für Briefwerbung nach neuem Recht grundsätzlich nur mit vorheriger Einwilligung des Betroffenen zulässig („Opt-In“). Sofern keine schriftliche Einwilligung vorliegt, hat die verantwortliche Stelle dem Betroffenen den Inhalt der Einwilligung schriftlich zu bestätigen (§ 28 Abs. 3a BDSG). Wurde die Einwilligung elektronisch abgegeben, muss diese protokolliert und jederzeit abrufbar sein (§ 28 Abs. 3a BDSG). Außerdem muss der Betroffene die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (§ 28 Abs. 3a BDSG)

Ausnahmsweise ist eine Briefwerbung aber auch ohne vorherige Einwilligung des Betroffenen zulässig. Dazu hat der Gesetzgeber in § 28 Abs. 3 Nr. 1-3 BDSG mehrere Ausnahmen geregelt. Die wichtigste Ausnahme betrifft die Eigenwerbung an Bestandskunden. Weitere Ausnahmen bestehen bei Adressen aus allgemein zugänglichen Verzeichnissen, bei B2B-Werbung, bei transparenter Übermittlung oder transparenter Nutzung sowie der Spendenwerbung.

Neues Recht:

Neu ist ab dem 01.09.2009, dass der Betroffene sowohl bei Begründung des rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses, als auch bei jeder weiteren werblichen Ansprache auf das Widerspruchsrecht hingewiesen werden muss. Sobald der Betroffene widerspricht, sind die Daten für diese Zwecke zu sperren.

Bei Telefon-, Fax und E-Mail-Werbung gilt nach wettbewerbsrechtliche Grundsätzen, dass diese grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Beworbenen zulässig ist. Nur unter engen Voraussetzungen ist ausnahmsweise eine Ansprache ohne vorherige Einwilligung zulässig.

Übergangsfrist 31.08.2012

Für alle Daten, die seit dem 01.09.2009 erhoben wurden, gilt bereits das neue BDSG. Mit Ablauf des 31.08.2012 können sich Unternehmen aber auch für Daten, die vor dem 01.09.2009 erhoben wurden, nicht mehr auf die alte Rechtslage berufen. Auch für diese Daten gilt ab dem 01.09.2012 neues Recht. Das bedeutet: Die Einwilligung des Betroffenen ist erforderlich, wenn keiner der oben genannten Ausnahmetatbestände vorliegt. Darüber hinaus muss bereits zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten bei dem Betroffenen (also bei Vertragsabschluss, bei der Gewinnspielteilnahme etc.) und bei jeder weiteren Werbeansprache auf das Werbewiderspruchsrecht hingewiesen werden.

Was ist mit Altdatenbeständen, die vor dem 01.09.2009 erhoben wurden?

1. Handelt es sich um Bestandskunden, die per Briefwerbung über eigene Angebote des Unternehmens informiert und bei jeder Werbeansprache auf das Werbewiderspruchsrecht hingewiesen wurden? Wenn ja, dürfen diese Bestandskunden auch über den 01.09.2012 hinaus ohne vorherige Einwilligung beworben werden.

2. Wie Ziff. 1, es wurde allerdings bislang versäumt, über die Möglichkeit des Werbewiderspruchs zu informieren. Hier haben Unternehmen die Möglichkeit, diese Bestandskunden mit einer Werbemaßnahme (per Brief) noch bis zum 31.08.2012 über das Werbewiderspruchrecht „nachzuinformieren“. Wird davon kein Gebrauch gemacht, müssen die Daten bis zum 31.08.2012 gelöscht werden.

Mustertext für die Nachinformation z.B.:

„Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst. Wenn Sie bei Erhebung Ihrer Adresse im Bestellprozess nicht widersprochen haben, verwenden wir diese, um Ihnen regelmäßig Informationen über eigene, ähnliche Produkte, wie die bestellten, zukommen zu lassen. Diesem Hinweis kommt keine Funktion als Einwilligung Ihrerseits in eine Nutzung Ihrer Adresse für Werbezwecke zu. Sie können vielmehr jederzeit einer Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke widersprechen, ohne dass Ihnen hierfür andere, als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.“

3. Handelt es sich nicht um einen Bestandskunden, da der Kunde mindestens seit dem 01.09.2009 nicht mehr angeschrieben wurde, haben Unternehmen wiederum die Möglichkeit, diesen Kunden mit einer Werbemaßnahme (per Brief) noch bis zum 31.08.2012 zu einem Bestandskunden zu machen. Dafür ist nicht erforderlich, dass der Kunde tatsächlich etwas erwirbt. Die Bewerbung reicht insoweit aus. Auch hier muss er über das Werbewiderspruchrecht „nachinformiert“ werden. Wird davon kein Gebrauch gemacht, müssen die Daten bis zum 31.08.2012 gelöscht werden.

4. Sollen Kunden (egal ob Bestandskunden oder Interessenten) per Telefon-, Fax oder E-Mail beworben werden, muss vor der Werbeansprache grundsätzlich die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Kunden eingeholt werden. Dies gilt ausnahmslos für das Datenschutzrecht; im Wettbewerbsrecht gibt es enge Ausnahmen, die es auch ohne Einwilligung erlauben, Kunden anzusprechen. Aufgrund dieses bislang ungeklärten Konflikts zwischen Datenschutzrecht und Wettbewerbsrecht sollte sicherheitshalber eine Einwilligung eingeholt werden.

Bei Fragen wenden Sie sich an:

Dr. Marc Zgaga
Tel.: 0221 / 355371-39
m.zgaga@mittelstandsverbund.de